Quelle documentation un fournisseur de stérilisateurs VHP pharmaceutiques doit-il livrer ?
Dans une usine pharmaceutique, un stérilisateur VHP n’est pas prêt à être utilisé dès son installation. Il l’est une fois qualifié, et la qualification dépend des documents. Beaucoup ne peuvent provenir que du fournisseur : plans, certificats de matériaux, informations sur le logiciel, protocoles d’essai. S’ils manquent ou arrivent en retard, l’équipement reste en attente. Ce guide indique ce que le fournisseur doit livrer à chaque étape, les points à vérifier dans chaque document et comment convenir de la liste avant la commande.
Pourquoi la documentation détermine le calendrier
Selon EU GMP Annex 15 et des règles similaires, les équipements utilisés en fabrication GMP doivent être qualifiés avant utilisation. La qualification d’installation (IQ) vérifie que la livraison correspond aux spécifications. La qualification opérationnelle (OQ) vérifie le fonctionnement prévu. Toutes deux reposent sur les documents du fournisseur. Un certificat d’étalonnage manquant ou un plan périmé peut bloquer l’IQ, même si la machine est irréprochable.
Le moyen le plus simple de l’éviter consiste à intégrer la liste des documents dans la spécification des exigences utilisateur (URS) et le bon de commande. Voir comment rédiger une URS pour un système VHP.
Documents par étape du projet
| Étape | Documents du fournisseur | Utilisation |
|---|---|---|
| Offre | Proposition technique, fiche technique, implantation préliminaire, besoins en utilités, déclaration de conformité à l’URS, liste préliminaire des documents. | Comparaison des fournisseurs ; vérification de la réponse à chaque ligne de l’URS. |
| Conception | Spécification fonctionnelle, spécifications de conception matérielle et logicielle, P&ID, plan d’ensemble, schémas électriques, liste des interfaces, évaluation des risques, matrice de traçabilité. | Revue de conception et qualification de conception (DQ). |
| Fabrication | Certificats de matériaux des pièces en contact avec le fluide, liste des composants avec marques et modèles, certificats d’étalonnage des instruments, enregistrement de la version logicielle. | Éléments probants pour l’IQ ; planification des pièces de rechange. |
| Réception en usine | Protocole FAT (approuvé avant l’essai) et rapport FAT signé avec les écarts. | Autorisation d’expédition ; réduction des essais répétés sur site. |
| Site | Liste de contrôle de l’installation, protocole et rapport SAT, protocoles IQ et OQ ou assistance correspondante, enregistrements de mise en service. | Réception sur site et qualification. |
| Remise de l’équipement | Manuels d’utilisation et de maintenance, liste des pièces de rechange, enregistrements de formation, plans conformes à l’exécution, sauvegarde des logiciels PLC et HMI. | Utilisation courante, maintenance et maîtrise des modifications. |
Documents de conception
Spécification fonctionnelle
La spécification fonctionnelle décrit comment le système satisfera chaque exigence de l’URS : phases du cycle, séquences de commande, alarmes, verrouillages, niveaux utilisateur et enregistrements. Elle doit être rédigée pour votre projet, sans être copiée d’une brochure. Vérifiez que chaque ligne de l’URS reçoit une réponse et que tout point auquel le fournisseur ne peut satisfaire est clairement indiqué.
Spécifications de conception matérielle et logicielle
La spécification matérielle énumère les principaux composants, capteurs, matériaux et utilités. La spécification logicielle décrit la logique de commande, la gestion des recettes, la liste des alarmes, la piste d’audit et le stockage des données. Pour un système informatisé GMP, demandez comment le logiciel est classé selon GAMP 5 et quels essais le fournisseur a effectués.
Plans
- P&ID montrant le trajet de la vapeur, les vannes, les capteurs et le circuit de décomposition catalytique ou d’extraction.
- Plan d’ensemble avec dimensions, masses et dégagements pour l’accès et la maintenance.
- Schémas électriques avec alimentation électrique, câblage et listes des bornes.
- Liste des interfaces pour chaque signal échangé avec le CVC, le BMS, les portes et les autres équipements.
Évaluation des risques et matrice de traçabilité
L’évaluation des risques identifie les défaillances possibles du cycle, de l’équipement ou de la sécurité des opérateurs et les mesures de maîtrise de chaque risque. La matrice de traçabilité relie chaque exigence de l’URS au document de conception qui y répond et à l’essai qui la démontre. Ensemble, elles indiquent à l’équipe de validation quelles fonctions sont critiques et doivent être testées en IQ et OQ.
Documents de fabrication
- Certificats matière pour les pièces en contact avec le peroxyde d’hydrogène liquide ou en vapeur, notamment les pièces en acier inoxydable et les joints. Ils confirment la compatibilité des matériaux.
- Liste des composants avec fabricant, modèle et quantité de chaque pièce principale. Elle sert de base aux vérifications IQ et aux pièces de rechange.
- Certificats d’étalonnage pour chaque instrument de mesure utilisé dans les décisions GMP : capteurs de peroxyde d’hydrogène, d’humidité, de température et de pression. Les certificats doivent être traçables à des étalons nationaux ou internationaux et indiquer la date ainsi que la prochaine échéance.
- Enregistrement de la version logicielle du PLC et de la HMI, afin de vérifier la version installée pendant l’IQ et de la maîtriser ensuite.
Documents FAT et SAT
Le protocole FAT doit être envoyé et approuvé avant l’essai, sans être rédigé le jour même. Le rapport doit indiquer chaque essai, son résultat, son exécutant et tout écart avec sa résolution. La SAT répète les vérifications pouvant être affectées par le transport et l’installation. Une FAT bien documentée peut réduire les répétitions sur site si votre système qualité l’autorise. Pour les essais à effectuer, voir FAT et SAT d’un générateur VHP.
Documents de qualification : qui rédige quoi
Les responsabilités pour l’IQ, l’OQ et la PQ varient selon les projets. Convenez-en par écrit avant la commande :
| Document | Rédacteur habituel | Rôle du fournisseur |
|---|---|---|
| Protocole et rapport IQ | Utilisateur ou fournisseur, selon l’accord | Fournit les plans, la liste des composants, les certificats et les enregistrements logiciels. |
| Protocole et rapport OQ | Utilisateur ou fournisseur, selon l’accord | Fournit les essais fonctionnels, les essais des alarmes et verrouillages et les vérifications des capteurs. |
| Développement du cycle | Utilisateur avec l’assistance du fournisseur | Propose les paramètres du cycle et accompagne les cycles d’essai. |
| Protocole et rapport PQ | Utilisateur | Accompagne les cycles ; les résultats des indicateurs biologiques et les conclusions relèvent de l’utilisateur. |
L’efficacité du cycle, par exemple une réduction de 6 log des indicateurs biologiques, est démontrée lors de la PQ pour votre salle ou enceinte et votre charge. Elle ne peut pas être transposée d’une fiche technique. Voir développement et qualification des cycles VHP et comment un cycle VHP est validé.
Documents de remise de l’équipement
- Manuel d’utilisation avec les procédures du cycle, les alarmes et les réponses associées, et les règles de manipulation sûre du peroxyde d’hydrogène.
- Manuel de maintenance avec les calendriers, les procédures et les tâches nécessitant un ingénieur formé.
- Liste des pièces de rechange avec le stock recommandé, les références et la durée de vie prévue des pièces d’usure comme les capteurs, pompes et joints.
- Plan d’étalonnage avec la périodicité de chaque instrument.
- Enregistrements de formation pour les opérateurs et le personnel de maintenance.
- Plans conformes à l’exécution intégrant toutes les modifications réalisées pendant l’installation et la mise en service.
- Sauvegarde logicielle du programme PLC et du projet HMI, dans la version qualifiée.
La fiche de données de sécurité du stérilisant à base de peroxyde d’hydrogène provient du fournisseur du stérilisant. Demandez au fournisseur de l’équipement pour quelle concentration et quelle qualité le système est conçu.
Documents relatifs à l’intégrité des données
Un stérilisateur VHP qui conserve les enregistrements des cycles sous forme électronique est un système informatisé. Si ces enregistrements étayent des décisions GMP, demandez :
- Une description des niveaux utilisateur, des règles de mot de passe et de la piste d’audit.
- Les modalités de stockage, de sauvegarde, d’exportation et de protection des enregistrements contre la modification ou la suppression.
- Les modalités de réglage et de protection de l’horloge système.
- Une évaluation selon 21 CFR Part 11 et EU GMP Annex 11, ou les informations nécessaires à votre propre évaluation.
Comment vérifier un dossier documentaire
- Spécifique au projet. Le numéro de série, le nom du projet et la configuration doivent correspondre à votre équipement.
- Révisions maîtrisées. Chaque document comporte un numéro, une révision, une date et une signature d’approbation.
- Cohérence. La liste des composants, les plans et l’équipement installé concordent.
- Langue. Les documents sont rédigés dans une langue que votre équipe et les inspecteurs peuvent lire. Convenez-en dans le contrat.
- Format. Convenez des formats nécessaires : papier, PDF, fichiers modifiables ou les trois, ainsi que de l’utilisation des modèles du fournisseur ou des vôtres.
Convenir de la liste avant la commande
Demandez à chaque fournisseur une liste de documents avec son offre, précisant la langue et l’étape de livraison de chaque document. Comparez les listes côte à côte, comme les prix. Un prix inférieur associé à une liste courte peut coûter davantage en temps de qualification. Ce point figure également parmi les 12 questions à poser à un fournisseur VHP.
Équipements VHP Fenggu
Fenggu fabrique des stérilisateurs VHP mobiles pour salles, systèmes VHP intégrés au CVC, des générateurs VHP à recirculation et générateurs VHP à vide pulsé, des sas de transfert VHP et des sas. Joignez votre URS et vos exigences documentaires à votre demande, et la liste des documents sera convenue avec l’offre. Fenggu assure la mise en service sur site et la formation des opérateurs pour les équipements fournis.
Tous les équipements VHP : stérilisateurs et générateurs VHP.
Questions fréquentes
Qui est responsable de l’IQ, de l’OQ et de la PQ ?
L’utilisateur est responsable de la qualification. Le fournisseur apporte les documents et l’assistance et rédige ou réalise souvent l’IQ et l’OQ selon l’accord. La PQ relève normalement de l’utilisateur.
Les résultats FAT peuvent-ils remplacer les essais sur site ?
Pour certains essais, si votre système qualité l’autorise et si la FAT a été correctement documentée. Les essais susceptibles d’être affectés par le transport ou l’installation doivent être répétés sur site.
Les certificats d’étalonnage doivent-ils être traçables ?
Oui. Les instruments utilisés pour les décisions GMP doivent être étalonnés avec des étalons traçables à des références nationales ou internationales, en indiquant la date et la prochaine échéance.
Que faire si les documents du fournisseur ne sont pas dans notre langue ?
Convenez de la langue dans le contrat. Les traductions doivent être vérifiées et maîtrisées comme les originaux.
Quand faut-il convenir de la liste des documents ?
Avant la commande. Intégrez-la à l’URS et au bon de commande, avec l’étape de livraison de chaque document.
Références
- EU GMP Annexe 15: Qualification and Validation (2015)
- EU GMP Annex 11: Computerised Systems (2011)
- EU GMP Annexe 1 : Manufacture of Sterile Medicinal Products (2022)
- US FDA 21 CFR Part 11: Electronic Records; Electronic Signatures
- ISPE GAMP 5: A Risk-Based Approach to Compliant GxP Computerized Systems, Second Edition (2022)
- ASTM E2500-20, Standard Guide for Specification, Design, and Verification of Pharmaceutical and Biopharmaceutical Manufacturing Systems and Equipment
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